Häufig gestellte Fragen unserer Kunden

Unsere FAQs

Fragen & Antworten zu ALLOCABO und wie Sie mit uns das beste Hotel für Ihre Veranstaltung finden. Sollte Ihre Frage nicht dabei sein, dann können Sie uns auch gerne hier kontaktieren.

ALLOCABO - Hotel Suche

• Welche Kriterien werden bei der ALLOCABO Suche berücksichtigt?
  Bei Ihrer Hotelsuche werden die gewünschte Stadt berücksichtigt, die Anzahl der Veranstaltungsteilnehmer sowie die Sternekategorie der gewünschten Hotels.
• Was machen Sie, wenn keine gewünschten Hotels bei der Suche angezeigt werden?

  Wenn Ihnen bei ALLOCABO keine Hotels angezeigt werden, könnte es unterschiedliche Gründe geben:

  • Hotels in der ausgewählten Sternekategorie verfügen nicht über die benötigte Zimmeranzahl
  • Hotels in der ausgewählten Sternekategorie verfügen über keine Raumkapazitäten für die gewünschte Teilnehmeranzahl
  • Hotels in der gewünschten Sternekategorie sind im gewünschten Ort nicht vorhanden.
  • In kleineren Städten kann es u.U. vorkommen, dass unser Portfolio über keine Hotels verfügt.

  Versuchen Sie dann jeweils Ihre Suche bei ALLOCABO zu ändern, indem Sie z.B. weitere Hotelsternekategorien in Ihre Suche einbeziehen oder einen anderen Ort wählen. Bei größen Übernachtungskontingenten mit mehr als 200 bis 300 Zimmern für eine Veranstaltung empfiehlt es sich manchmal die Übernachtungskontingente in kleinere Einheiten von z.B. 100 bis 200 Zimmer auf mehrere Hotels und eine separate Anfrage aufzuteilen. So stellen Sie sicher, dass Ihr Wunschhotel auch anbieten kann, auch wenn z.B. nicht mehr das gesamte Zimmerkontingent des Hotels verfügbar ist.

• Wo finden Sie bei ALLOCABO weitere Informationen zur Hotelausstattung und Lage?
  Neben der Kurzbeschreibung der Hotels in den Suchergebnissen, finden Sie bei ALLOCABO genauere Details zu jedem Hotel, wenn Sie auf „Details“ klicken. Auf der Hoteldetailseite finden Sie detaillierte Informationen und Bilder zu verfügbaren Tagungs- und Veranstaltungsräumen, Hotelzimmern sowie der Lage & Ausstattung des Hotels. Von dort können Sie ganz einfach Hotels zu Ihrer Auswahl für eine kostenlose und unverbindliche Anfrage hinzufügen.

ALLOCABO - Hotel Auswahl

• Können Sie bei ALLOCABO mehrere Hotels in unterschiedlichen Städten für eine Anfrage auswählen?
  Sie können sich nicht entscheiden, ob Ihre Veranstaltung in Köln, Bonn, Düsseldorf oder doch lieber in Barcelona stattfinden soll? Bei ALLOCABO können Sie schnell und einfach, sofern die Rahmenbedingungen Ihrer Veranstaltung gleich bleiben, bis zu 10 Hotels in unterschiedlichen Städten gleichzeitig anfragen. Das kann z.B. auch bei Roadshows praktisch sein. Alternativ können Sie in Ihrem persönlichen Kundenportal eine bereits gestellte Anfrage kopieren.
• Wieviele Hotels können Sie bei ALLOCABO auswählen?
  Sie können bei uns bis zu 10 Hotels auswählen. Diese finden Sie dann wenn Sie auf „Meine Auswahl“ in der Top Navigation klicken.
• Warum sollten Sie bei ALLOCABO möglichst viele Hotels für Ihre Anfrage auswählen?
  Um eine größere Auswahl an Angeboten zu erhalten und das passende Hotel mit den gewünschten Verfügbarkeiten zu finden, raten wir Ihnen, möglichst viele, am besten bis zu 10 Hotels, gleichzeitig anzufragen. Fällt Ihre Anfrage z.B. genau in die Zeit einer Messe, kann es sein, dass Hotels bereits ausgebucht sind. Fragen Sie deshalb bis zu 10 Hotels kostenlos und gleichzeitig mit ALLOCABO an und erhöhen Sie so Ihre Chance mehrere Angebote zum Vergleich zu erhalten

ALLOCABO - Hotel Anfrage

• Ist die Anfrage mit ALLOCABO kostenlos?
  Ja, die Anfrage mit ALLOCABO ist für Sie kostenlos und unverbindlich. Sie können so viele Anfragen versenden wie Sie möchten, so lange bis Sie das ideale Hotel für Ihre Veranstaltung gefunden haben.
• Können Sie bei ALLOCABO mehrere Veranstaltungstermine gleichzeitig anfragen?
  Ja, Sie können Ihre Anfrage auch für mehrere Termine einstellen. Starten Sie dazu ganz normal Ihre kostenlose und unverbindliche Anfrage und klicken Sie unter Event Details > Termin auf das Feld „Alternativdatum“. Hier können Sie neben Ihrem gewünschten Datum bis zu zwei Alternativtermine angeben. Bitte beachten Sie, dass Sie für jeden Alternativtermin separate Angebote erhalten. Die Angabe eines Alternativtermins erhöht Ihre Chancen das gewünschte Hotel zu finden, welches in einer Ihrer gewünschten Zeiträume auch verfügbar ist.
• Sind bei ALLOCABO die Angebote der angefragten Hotels unverbindlich?
  Alle Angebote bei ALLOCABO sind für Sie unverbindlich und kostenlos. Falls Ihnen keines der Angebote zusagt oder sich Rahmendaten Ihrer Veranstaltung aus unvorhersehbaren Gründen geändert haben, sind Sie nicht dazu verpflichtet eines der Angebote zu buchen. Hier können Sie dann ganz einfach eine neue Anfrage stellen und sich vorher in Ihrem persönlichen Kundenportal die vorherigen Angebote im Detail ansehen.
• Wie viele unverbindliche Anfragen können Sie mit ALLOCABO versenden?
  Sie können mit ALLOCABO so viele Anfragen wie Sie möchten versenden. Wenn Sie das Maximum von 10 Hotels in einer Anfrage erreicht haben und Sie noch weitere Hotels anfragen möchten, ist dies kein Problem. Starten Sie ganz einfach eine neue Anfrage mit denselben Kriterien, die sich in Ihrem persönlichen ALLOCABO Kundenportal einfach kopieren lassen und fügen Sie unterschiedliche Hotels hinzu. Wenn Sie mehr als eine Veranstaltung parallel planen, können Sie jederzeit neue Anfragen stellen.
• Welche Informationen sollten Sie bei ALLOCABO für die Anfrage parat haben?

  Um Ihre Veranstaltungsanfrage zu vereinfachen, wäre es ideal, wenn Sie bereits folgende Informationen parat hätten:

  • gewünschter Veranstaltungsort/ Stadt
  • Datum der Veranstaltung (oder mögliche Alternativtermine)
  • geplante Anzahl der Teilnehmer
  • Anzahl von Hotelübernachtungen

  
  

  Im besten Fall wissen Sie auch schon:

  • Anzahl und Größe der gewünschten Räume (ggf. Bestuhlungsform)
  • benötigte Raumausstattung und Technik
  • gewünschte Verpflegung

  
  

  Falls Sie noch nicht alle Informationen zur Hand haben, ist das auch kein Problem. Wir helfen Ihnen in unserem intuitiven Anfrageprozess eine erste Vorauswahl zu Räumen, Ausstattung und Verpflegung zu treffen. Die erhaltenen Angebote geben Ihnen einen ersten Überblick zu Verfügbarkeiten von Räumen und Hotelzimmern sowie Preisen. Sie können jedoch alle Parameter jederzeit nachträglich entweder mit einer neuen Anfrage oder bei Ihrem persönlichen und kompetenten Ansprechpartner vom Hotel, den wir Ihnen nach Angebotsversand zur Verfügung stellen, anpassen. Bitte beachten Sie, dass die ersten Angebote bei Änderungen preislich u.U. vom Folgeangebot abweichen.

• Was sollten Sie machen, wenn Ihnen noch nicht alle Informationen für Ihre Anfrage vorliegen?
  Falls Ihnen noch nicht alle abgefragten Informationen vorliegen, lassen Sie sich nicht davon abhalten mit ALLOCABO trotzdem eine Anfrage an die Hotels zu senden. Wir helfen Ihnen in unserem intuitiven Anfrageprozess eine erste Vorauswahl zu Räumen, Ausstattung und Verpflegung zu treffen. Die erhaltenen Angebote geben Ihnen einen ersten Überblick zu Verfügbarkeiten von Räumen und Hotelzimmern sowie Preisen. Sie können jedoch alle Parameter jederzeit nachträglich, entweder mit einer neuen Anfrage oder bei Ihrem persönlichen und kompetenten Ansprechpartner vom Hotel, den wir Ihnen nach Angebotsversand zur Verfügung stellen, anpassen. In erster Linie benötigt das Hotel lediglich das Datum Ihrer Veranstaltung, die Anzahl der Teilnehmer und die benötigten Räume und Hotelzimmer um eine erste Verfügbarkeitsprüfung vorzunehmen.
• Können Sie bei ALLOCABO nach Absenden der Anfrage & Erhalt der ersten Angebote die Rahmenparameter für Ihre Veranstaltung noch ändern?
  Ja. Auch nach Absenden der Anfrage und Erhalt von Angeboten können Sie noch Änderungen und Anpassungen vornehmen. Da wir Ihnen nach Angebotserhalt einen persönlichen und kompetenten Ansprechpartner im Hotel vermitteln, können Sie im direkten Austausch mit dem Hotel ganz einfach alle weiteren Änderungen besprechen. Bereits gestellte Anfragen können in Ihrem persönlichen ALLOCABO Kundenportal auch jederzeit storniert werden.
• Können Sie bei ALLOCABO nachträglich weitere Hotels zu Ihrer Anfrage hinzufügen?
  Bei einer bereits versandten Anfrage können Sie nachträglich keine Hotels mehr hinzufügen. Sie können bei ALLOCABO jedoch eine neue unverbindliche Anfrage mit denselben Kriterien einstellen, in der Sie alle zusätzlich gewünschten Hotels anfragen können. Hierfür können Sie Ihre bestehende Anfrage im ALLOCABO Kundenportal einfach kopieren.
• Was müssen Sie bei ALLOCABO beachten, wenn Sie eine Veranstaltung über mehrere Tage planen und unterschiedliche Räume, Übernachtungskontingente und Verpflegung benötigen?
  Sie können bei ALLOCABO problemlos eine Veranstaltung über mehrere Tage mit unterschiedlichen Rahmenparametern je Tag anfragen. Sie haben die Möglichkeit alle Eventdetails pro Veranstaltungstag individuell einzugeben und können verschiedene Übernachtungskontingente, unterschiedliche Ausstattungen und auch verschiedene Verpflegungsoptionen je Tag anfragen. Beachten Sie bei der Eingabe der Anfragedetails das Datum, damit das Hotel auch die Verfügbarkeit prüfen kann.

ALLOCABO - Hotel Angebote

• Wie und wann erhalten Sie bei ALLOCABO die ersten Angebote der Hotels?
  Alle Angebote sind in Ihrem persönlichen ALLOCABO Kundenportal sichtbar und werden Ihnen zusätzlich per Email zugesendet. In der Regel können Sie schon innerhalb der ersten 24 Stunden mit den ersten Angeboten rechnen. Checken Sie also Ihre E-Mails, damit Sie kein Angebot verpassen und loggen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten im Kundenportal ein, um die detaillierten Angebote einzusehen und einfach zu vergleichen.
• Warum erhalten Sie bei ALLOCABO nicht von allen angefragten Hotels Angebote?
  Manchmal kann es vorkommen, dass Sie von einigen Hotels keine Angebote erhalten. Das kann z.B. passieren, wenn Ihr Veranstaltungsdatum in einem beliebten Veranstaltungsmonat (mit z.B. Messen/Kongressen in der jeweiligen Stadt) liegt und/oder Ihre Anfrage sehr kurzfristig ist. Es kann auch daran liegen, dass die angefragten Hotels nur noch Teilkapazitäten frei haben und aufgrund dessen absagen müssen. Von daher beachten Sie große Anfragen bei ALLOCABO mit einer längeren Vorlaufzeit anzufragen, und ggf. Alternativtermine anzugeben. Vergewissern Sie sich außerdem, dass keine großen Veranstaltungen zu dem selben Zeitraum in der Stadt stattfinden, denn das kann auch die Angebotspreise beeinflussen. Eine alternative Möglichkeit wäre eine andere Stadt zu wählen.
• Wie können Sie bei ALLOCABO Ihre Angebote vergleichen, ändern oder stornieren?
  Alle Angebote können Sie in Ihrem persönlichen ALLOCABO Kundenportal unter dem Bereich „Anfragen/Angebote“ vergleichen und bearbeiten. Haben Sie z.B. mehrere Angebote vorliegen, können Sie so vergleichen, welches am besten zu Ihrem Budget oder der Veranstaltung passt. Wenn Sie noch Änderungen zu z.B. Raum- oder Hotelzimmeranzahl, Raumausstattung oder Verpflegung haben, dann können Sie das direkt mit Ihrem persönlichen und kompetenten Ansprechpartner des jeweiligen Hotels besprechen, den wir Ihnen bei Angebotserhalt zur Verfügung stellen. Falls Sie kein Interesse mehr an einer Anfrage haben oder gemerkt haben, dass Sie eine Anfrage falsch versendet haben (z.B. mit einem falschen Datum), dann können Sie diese im Kundenportal auch ganz einfach stornieren. Dafür klicken Sie einfach auf den roten Button, der sich rechts über Ihrer Angebotsübersicht befindet und wählen den jeweiligen Stornierungsgrund.
• Was ist bei ALLOCABO eine Option und eine Optionslaufzeit?
  Jedes kostenlose Angebot bei ALLOCABO kommt mit einer Optionslaufzeit, in der Sie Zeit haben sich zu entscheiden. Die Option ist das Datum bis zu dem das Hotel das Angebot und die Räumlichkeiten für Sie exklusiv reserviert und freihält. Je nach Zeitraum zwischen Anfrage und Veranstaltungsdatum beträgt die Optionslaufzeit zwischen 3 und 30 Tage. Können Sie sich während der Optionslaufzeit noch nicht entscheiden, haben Sie in Ihrem persönlichen ALLOCABO Kundenportal die Möglichkeit eine Optionsverlängerung beim Hotel zu beantragen. In Ihrer Gesamtübersicht finden Sie oberhalb der anbietenden Hotels das Feld „Optionsverlängerungen beantragen“. Wir werden Sie auch über den Auslauf Ihrer Option per Email erinnern. Die Bestätigung der Optionsverlängerung erfolgt ebenfalls per Mail.
• Was machen Sie, wenn Sie sich innerhalb einer Optionslaufzeit noch nicht entscheiden können?
  Wir wissen, dass manche Entscheidungen länger dauern, gerade wenn es sich um eine große Veranstaltung handelt und mehrere Entscheidungsträger im Unternehmen involviert sind. Wenn Sie sich innerhalb der Optionslaufzeit nicht entscheiden können, können Sie bei den jeweiligen Hotels auch ganz einfach über Ihr persönliches ALLOCABO Kundenportal eine Optionsverlängerung anfragen. In Ihrer Gesamtübersicht finden Sie oberhalb der anbietenden Hotels das Feld „Optionsverlängerungen beantragen“. Bitte beachten Sie, dass eine Verlängerung der Optionslaufzeit erst drei Tage vor Ablauf möglich ist, wozu wir Ihnen eine Erinnerungsmail kurz vor Ablauf schicken.
• Können Sie sich ein Hotel und die Veranstaltungsräume persönlich ansehen, um eine bessere Entscheidungsgrundlage zu haben?
  Damit Sie sich einen besseren Eindruck von dem Hotel, den Räumlichkeiten und dem Service verschaffen können, ist eine Besichtigung des Hotels selbstverständlich jederzeit möglich. Insbesondere wenn es sich um eine große Veranstaltung über mehrere Tage handelt, kann ein Vor-Ort-Termin hilfreich sein. Einen Termin hierzu vereinbaren Sie mit Ihrem persönlichen und kompetenten Ansprechpartner im Hotel, der Ihnen von ALLOCABO nach Angebotsversand zur Verfügung gestellt wird. Die Besichtigung erfolgt am besten innerhalb der vorgegebenen Optionslaufzeit, um die Verfügbarkeiten zu garantieren.

ALLOCABO - Hotel Buchung

• Wann sollten Sie sich spätestens für eine Buchung bei ALLOCABO entscheiden?
  Im besten Fall entscheiden Sie sich für eine Buchung innerhalb der vorgegebenen Optionslaufzeit. Damit sichern Sie sich die garantierte Verfügbarkeit. Wenn Sie noch Zeit benötigen können Sie Ihre Optionslaufzeit verlängern. Hierzu loggen Sie sich In Ihr persönliches ALLOCABO Kundenportal ein, in Ihrer Gesamtübersicht finden Sie oberhalb der anbietenden Hotels das Feld „Optionsverlängerungen beantragen“. Spätestens vor Ablauf der verlängerten Optionslaufzeit sollten Sie dann eine Entscheidung treffen, um sich die Preise und Verfügbarkeiten zu sichern.
• Wie funktioniert der Buchungsprozess bei ALLOCABO?
  ALLOCABO ist eine Request for Proposal Platform (Anfrage für Angebot), d.h. über ALLOCABO erhalten Sie für jede Ihrer Anfragen unverbindliche und kostenlose Angebote direkt von den Hotels. Die speziell zugeschnittenen Angebote können Sie dann in aller Ruhe vergleichen und im Nachhinein mit Hilfe Ihres persönlichen und kompetenten Ansprechpartners im Hotel, den wir Ihnen nach Angebotsversand zu Verfügung stellen, anpassen. Sobald Sie sich für ein Hotel entschieden haben, können Sie sich im Kundenportal unter der detaillierten Angebotsansicht durch ALLOCABO die Angebotspreise sichern und einen Vertrag vom Hotel anfordern. Klicken Sie hierfür bitte auf Details und Buchung. Den Vertrag schließen Sie direkt mit dem Hotel ab, erst wenn der Vertrag mit dem Hotel schriftliche geschlossen wurde, ist die Buchung für beide Seiten verbindlich. Das Klicken von „Angebot buchen“. st die einzige Möglichkeit sich den Preis und die Verfügbarkeit beim Hotel (auch nach Optionsablauf) zu sichern. Bis zur Vertragsunterschrift mit dem Hotel bleibt das Angebot und der Vorgang immer noch unverbindlich.
• Wann und wie zahlen Sie für die Buchung Ihres gewählten Hotels?
  Die Zahlungsweise sowie der Zeitpunkt kann direkt mit jedem Hotel individuell vereinbart werden. Wie und wann Sie Ihre Buchung bezahlen, hängt somit von den Zahlungsbedingungen des Hotels ab. In der Regel können Sie darauf Einfluss nehmen. In den meisten Fällen erhalten Sie nach Ablauf der Veranstaltung eine Rechnung, jedoch kann das Hotel als Buchungsgarantie auch Anzahlungen in unterschiedlichen Raten vor der Veranstaltung fordern. Das ist insbesondere bei größeren Veranstaltungen und/oder längeren Vorlaufzeiten häufig der Fall. Oft korrespondieren die Anzahlungen auch mit den Stornobedingungen. Viele Hotels akzeptieren auch Firmenkreditkarten oder Reisestellenkarten sofern diese mit ausreichend Limit ausgestattet sind. Wir raten Ihnen, die Zahlungsbedingungen gründlich zu lesen und bei offenen Fragen vor Vertragsabschluss mit Ihrem persönlichen Ansprechpartner im Hotel zu besprechen.
• Warum müssen Sie mit dem Hotel einen Veranstaltungsvertrag zur finalen Buchung abschließen?
  Damit Ihnen alle abgestimmten Leistungen des Hotels vertraglich garantiert werden, müssen Sie zur finalen Buchung einen Veranstaltungsvertrag abschließen. Dieser Vertrag dient Ihnen auch als Garantie, dass Ihre Veranstaltung im Hotel zum festgelegten Rahmen stattfindet. Bestandteile des Vertrages sind die abgestimmten Leistungen, die Zahlungs- und Stornobedingungen sowie die allgemeinen Geschäftsbedingungen des Hotels.
• Was passiert, wenn Sie nach der Buchung die Veranstaltung absagen müssen?
  Wenn Sie Ihre Veranstaltung kurzfristig absagen müssen und bereits den Vertrag mit dem Hotel unterschrieben haben, gelten die mit dem Hotel vereinbarten vertraglichen Stornierungsbedingungen.
• Warum erhalten Sie günstigere Online-Preise, wenn Sie mit ALLOCABO buchen?
  Bei einer Anfrage, die an mehrere Hotels gleichzeitig gesendet wird, sehen die Hotels bei Eingang der Anfrage ebenfalls, welche anderen Hotels Sie angefragt haben. Somit liegt es im Interesse jeden Hotels, Ihnen den attraktivsten Preis anzubieten, um Sie als Kunden zu gewinnen.

ALLOCABO - Kundenprofil

• Warum brauchen Sie ein persönliches Kundenprofil bei ALLOCABO?

  Die Erstellung Ihres kostenlosen Kundenprofils bei ALLOCABO hat mehrere Vorteile:

  • Sie bekommen durch ihr Kundenprofil Angebote schnell übermittelt
  • Sie erhalten in Ihrem Kundenportal einen Überblick aller Anfragen
  • Sie sehen im Kundenportal alle abgegebenen Angebote sowie Absagen
  • Sie können Angebote auf einen Blick vergleichen und/oder anpassen oder stornieren
  • Sie können ganz einfach Ihre laufende Anfrage managen, Angebote buchen oder eine Optionsverlängerung beantragen.

    
    

    Ihr persönliches ALLOCABO Kundenportal hilft Ihnen auch bei zukünftigen Veranstaltungen. Sie müssen sich nicht erneut registrieren und können einfach mit Ihrem Kundenprofil ohne erneute Registrierung neue Anfragen bei Hotels starten.

• Wie erhalten Sie Ihre persönlichen ALLOCABO Zugangsdaten?
  Ihre persönlichen Zugangsdaten für ALLOCABO erhalten Sie mit Ihrer ersten Willkommens E-Mail. Hier haben Sie dann auch die Möglichkeit sich direkt mit einem Klick einzuloggen. Alternativ können Sie sich auch über die Login Seite bei ALLOCABO einloggen.
• Was machen Sie, wenn Sie Ihren ALLOCABO Username oder Passwort vergessen haben?
  Sie haben Ihr Passwort oder Usernamen vergessen? Gar kein Problem. Beides können Sie problemlos auf der Login Seite neu beantragen. Klicken Sie einfach auf den Link 'Zugangsdaten vergessen?' und fordern Sie Ihr neues Passwort oder Ihren neuen Usernamen an.

Weitere Fragen?

Bei weiteren Fragen steht Ihnen unser kostenloser ALLOCABO Kunden-Service telefonisch unter +49 (40) 60 777 3 888 (Mo - Fr, 9 - 18.00) oder per mail: support@allocabo.com zur Verfügung.